Lo Smart Working rappresenta l’evoluzione del classico rapporto di lavoro, allo scopo di cercare un equilibrio tra le necessità dei due attori principali: azienda e impiegato. È un’evoluzione che porta su un altro livello la loro sinergia professionale, superando la fisicità del concetto di sede d’impresa implementandone una visione più Human Centric.

Ma come mettere il Board amministrativo nelle condizioni di prendere una decisione in tal senso, rivoluzionando la propria struttura produttiva? Analizziamone insieme i pilastri: caratteristiche, convenienza, applicabilità, criticità e basi normative.

Cosa si intende per Smart Working: descrizione e specifiche

Quando si tenta di imbrigliare all’interno di una definizione un concetto così ampio e sfaccettato, si rischia di perderne il reale significato e potenziale d’impatto; lo si può considerare:

• secondo il Ministero del Lavoro, è una variante del rapporto di lavoro subordinato, che permette al lavoratore di conciliare attività professionale e vita privata, agevolando nel contempo l’aumento della produttività attraverso l’eliminazione dei vincoli legati al luogo della prestazione lavorativa e ai suoi orari, organizzandola con nuove modalità e subordinandola all’accettazione di un accordo tra le parti;
• per l’Osservatorio del Politecnico di Milano, rappresenta un nuovo modo di pensare alla gestione della produttività dei dipendenti, fondandola sul loro coinvolgimento nella scelta del luogo, degli strumenti e degli orari al fine di raggiungere e incrementare la parte di obiettivo d’impresa a loro assegnato.

Come si può vedere dalle suddette definizioni, il comune denominatore è rappresentato dal miglioramento della employee experience, di cui il Lavoro Agile è parte, nella sua accezione più ampia, finalizzandone l’implementazione all’aumento della produttività.

Per abbracciare una tale filosofia aziendale non è sufficiente avere una visione organizzativa e culturale differente da quella classica, ma occorre anche possedere e usare in modo corretto strumenti e mezzi adeguati alla realizzazione di una roadmap modulare e la relativa governance, e che garantiscano la piena conformità alla normativa vigente che ne regola l’applicazione e il funzionamento.

La base normativa dello Smart Working

Le norme che regolano il Lavoro Agile in Italia, sia per il settore pubblico sia per quello privato, hanno come disciplina di riferimento la Legge 22 maggio 2017, n.81 – articoli 18-24, e modificata dalla Legge 4 agosto 2022, n. 122, che ha convertito con modificazioni il D.L. 21 giugno 2022, n. 73 (il cosiddetto Decreto Semplificazioni Fisco).

Inoltre, la Legge di Bilancio 2023 (Legge 29 dicembre 2022, n. 197 – art. 1, comma 306), modificata da quella del 24 febbraio 2023, n. 14 (conversione del Decreto Milleproroghe – art. 9, comma 5 ter), prevede che fino alla data del 30 giugno 2023, il datore di lavoro (pubblico e privato) deve garantire lo svolgimento della prestazione lavorativa in Smart Working per i dipendenti che appartengono alla categoria dei lavoratori fragili.

Nello specifico, le logiche applicative per i due settori sono:

• privato: il Protocollo Nazionale del Lavoro Agile adottato nel 2021, subordinatamente alle successive variazioni e trasformazioni, prevede che per avviare questa forma collaborazione è necessario un accordo scritto tra i due attori che stabilisca la durata, le condizioni di recesso, le modalità di prestazione della mansione lavorativa e gli strumenti tecnologici impiegati;
• pubblico: le disposizioni sullo Smart Working previste dal Decreto Semplificazioni e successive modifiche e conversioni vengono applicate anche ai rapporti di lavoro alle dipendenze delle pubbliche amministrazioni.

I pilastri di uno Smart Working di successo

Trattandosi, come abbiamo visto, non di una mera variazione della struttura aziendale ma di un “modus cogitandi” del tutto nuovo, i centri coinvolti nel cambiamento, dal Board amministrativo alle risorse umane, passando per i quadri e i gestori dei vari settori d’impresa, dovranno tenere presente i pilastri sui quali fondarne l’implementazione.

Cultura aziendale e leadership

Sono aspetti che svolgono un ruolo fondamentale nell’adozione dello Smart Working. Le aziende devono promuovere e assecondare una mentalità aperta al cambiamento e alla flessibilità, agevolando la transizione e sostenendone i benefici e le aspettative.

Tecnologia e infrastrutture

L’adozione del Lavoro Agile richiede investimenti in questi due settori; ciò include la fornitura di dispositivi mobili o fissi, accesso a Internet affidabile e strumenti di collaborazione online avanzati come chat, videoconferenze e piattaforme di condivisione e gestione dei progetti e relative modifiche.

Sicurezza dei sistemi

Rappresenta un aspetto essenziale nel workflow operativo di implementazione dello Smart Working, dal momento che tutti i sistemi dovranno garantire la conformità al GDPR (General Data Protection Regulation) per quel che riguarda l’accesso ai sistemi informativi aziendali da remoto, le operazioni CRUD (Create, Read, Update, Delete) subordinatamente alle permissions dell’utente collegato e alla conservazione e protezione dei dati con possibilità di un Disaster Recovery. Ciò porta alla necessità di adottare soluzioni altamente tecnologiche che assicurino l’interoperabilità della struttura informatica aziendale, locale e remota, in modalità del tutto sicura.

Flessibilità organizzativa del lavoro

Lo Smart Working si basa sulla dinamicità e flessibilità nella gestione del tempo e delle attività lavorative che fanno parte delle mansioni del singolo individuo. Le aziende dovranno consentire ai dipendenti che lavorano in modalità remota, nei limiti del possibile e della natura delle mansioni assegnate e degli obiettivi individuali e aziendali, di organizzare in autonomia i propri orari. Ciò presuppone un rapporto di fiducia reciproca tra datore di lavoro e dipendente di livello superiore rispetto al classico lavoro in sede.

Comunicazione efficace

È essenziale, quando si lavora in Smart Working, stabilire canali di comunicazione, interazione e collaborazione per mezzo di strumenti che facciano della chiarezza e dell’immediatezza il loro principio base. Questi, che possono essere tecnologici (hardware e software) o metodologici (gestione puntuale e rapida degli eventuali conflitti, coinvolgimento, tono e volume della voce) dovranno essere perfezionati proprio alla luce della maggiore facilità con cui possono sorgere malintesi e incomprensioni rispetto a quando si lavora di presenza, sperimentando canali di scambio informazioni sempre più efficaci ed efficienti e migliorandoli continuamente.

Supporto e formazione

Tutti gli attori devono fruire di supporto e formazione mirati alla realtà del Lavoro Agile: questo significa che i dipendenti dovranno poter accedere a percorsi di preparazione mirati per il lavoro da remoto, personalizzati e specifici per il ruolo posseduto in azienda, con l’insegnamento delle competenze digitali necessarie, con un focus particolare sulla sicurezza, e la fornitura di risorse documentali, procedurali e strumentali per affrontarne nel migliore dei modi tutte le tipiche situazioni operative, sistemiche e strutturali.

 

Gli strumenti per implementare efficacemente lo Smart Working

Adottare lo Smart Working offre vantaggi sia per i dipendenti sia per le aziende, intesi come aumento della produttività, riduzione dei costi e un miglioramento dell’engagement e della soddisfazione dei dipendenti, mentre l’ambiente di lavoro diventa più flessibile ed efficiente.
Tuttavia, il Board decisionale dovrà decidere se realizzare una struttura ibrida o total remote e se gestire tale trasformazione in autonomia o esternalizzarne la realizzazione; in quest’ultimo caso, che permette di fruire delle competenze di un’azienda esterna specializzata in digitalizzazione, remotizzazione dei sistemi e creazione di infrastrutture remote, per avere la certezza dell’efficienza e dell’affidabilità del nuovo modello produttivo.

Gli strumenti che verranno implementati dall’outsourcing service per realizzare la struttura che permetterà di fruire dello Smart Working sono:

• multimedia & digital: organizzazione e gestione degli spazi di lavoro di elevata efficienza, per assicurare il miglioramento di condivisione e collaborazione;
• cloud & infrastructure solutions: ottimizzazione delle performance e dei relativi costi in un contesto operativo sicuro con l’obiettivo di assicurare l’incremento della produttività, oltre alla valutazione della fattibilità e successivo trasferimento della struttura informativa aziendale esistente al Cloud, realizzando sistemi misti, anche ibridi;
• data engineering: analisi, consolidamento e memorizzazione dei dati e loro protezione nel rispetto della GDPR, con esposizione sicura e monitorata dei vari servizi;
• digital process: ottimizzazione del funzionamento e dell’efficienza dei processi in modalità Agile, con automazione, controllo, semplificazione e condivisione delle informazioni aziendali e i database coinvolti nella loro gestione, orchestrazione dei canali di comunicazione;
• endpoint management: sviluppo di una gestione centralizzata delle position (locali e remote) da parte dello staff IT; per mezzo di modelli di lavoro ibridi o full remote, vengono garantite produttività e flessibilità, con i massimi livelli di sicurezza e protezione forniti dai protocolli BYOD – WPoCOD – COBO – KIOSK, che monitoreranno e amministreranno costantemente i contatti dell’intera rete degli endpoint, vista la loro naturale vulnerabilità;
• cybersecurity & networking: implementazione di soluzioni altamente tecnologiche e basate sulla AI e Machine Learning, per rendere il più efficace possibile la protezione dell’intero sistema informatico, al fine di minimizzare il rischio di data-loss e preparare un eventuale disaster recovery. Il tuning dei tali servizi viene effettuato in ciclo continuo grazie a Vulnerability Management e Penetration Test su tutte le possibili superfici d’attacco (applicazioni, rete, servizi Cloud, ecc.).

Per concludere, un ottimo outsourcing service operante in questo settore dovrà essere in grado di supportare la struttura Smart Working realizzata con servizi come la gestione del luogo di lavoro (on-site e remote), Infrastructure & Delivery Activity, assistenza continua da remoto, Network e Management Operations Center (NOC e MOC) e Master Data Repository (MDR), oltre al mantenimento di hardware e software.

 

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